viernes, 11 de octubre de 2019

Protección de datos personales en una copropiedad


Conozca por qué la protección de datos personales dentro de la administración de las copropiedades es un aspecto imprescindible para evitar sanciones y multas.

La protección de los datos personales es un asunto que ha tenido mucha relevancia durante los últimos años y que es conveniente que se conozca a profundidad desde la administración de copropiedades, con el fin de garantizar la debida gestión de la información de todas las personas involucradas en ellas. 
La Superintendencia de Industria y Comercio indica que las propiedades horizontales en Colombia, al constituirse como personas jurídicas son responsables del tratamiento de los datos que recolectan, almacenan o usan sobre las personas que ingresan a sus instalaciones. Por lo tanto, están obligadas a cumplir las normas vigentes sobre el tema con sus respectivas disposiciones reglamentarias, es decir, la Ley 1581 de 2012, conocida como Régimen General de Protección de Datos Personales.

Una reglamentación que por ningún motivo se debe pasar por alto 

¿Sabía que hasta mayo del 2019, la delegatura para la Protección de Datos de la Superintendencia impuso 7 sanciones a diferentes propiedades horizontales por no cumplir con los deberes que reglamentan el tratamiento de los datos? Es por ello que debe ser un tema clave para la adecuada gestión de propiedades.  
Dentro de las causales más comunes de las multas por el incumplimiento se destacan la recolección de los datos sin autorización de las personas, en fotos y grabaciones de videovigilancia,  por no contar con los mecanismos adecuados para garantizar la seguridad y confiabilidad de los datos, no tener una política de tratamiento de datos conforme a lo que dispone la ley y no informar a los visitantes de las instalaciones sobre sus derechos y finalidades. 

¿Qué dice la Ley 1581 de 2012? 

Conforme a la Constitución Política, todas las personas tienen el derecho a conocer, actualizar y rectificar toda la información que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de entidades públicas y privadas, y la Ley 1581 de 2012 tiene como propósito reglamentar este derecho. 
En este sentido, las propiedades horizontales tienen la obligación de contar con una política de tratamiento de datos que debe ser documentada, implementada y divulgada para salvaguardar la información personal de los trabajadores, visitantes, residentes y usuarios de las instalaciones. 
La Ley se rige por el principio de libertad que indica que el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Por otra parte, es deber del responsable del tratamiento –en este caso la propiedad horizontal (nunca la entidad que presta servicios de seguridad)– informar al titular la finalidad de la recolección de los datos y los derechos que tiene sobre los mismos, como la información de contacto del responsable. 
Además, los datos que se recolectan mediante sistemas de lector de huellas o escáner de códigos de barras, es decir, datos biométricos, son considerados como datos sensibles, por lo que su trato es prohibido, a excepción de que el titular lo autorice, sea necesario para salvaguardar su integridad o en caso de procesos judiciales. Así como es obligación de la administración informar a las personas que no están obligadas a autorizar el tratamiento de los datos de carácter sensible. 
En cuanto a lo que se refiere a información de niños, niñas y adolescentes, siempre deben prevalecer sus derechos.   
La Ley aplica tanto para el uso de cámaras de seguridad y  bases de datos con información o fotos de los copropietarios, trabajadores y visitantes. Es importante mantener esto claro en tanto que de no hacerlo, la propiedad está en riesgo de incurrir en sanciones pecuniarias impuestas por la Superintendencia. 
El correcto cumplimiento del Régimen General de Protección de Datos Personales está en manos de Dimensión Vertical, como administradores de propiedades horizontales con un equipo multidisciplinario, le garantizamos el cumplimiento de la reglamentación de ley en nuestra gestión para hacer crecer su activo.

lunes, 7 de octubre de 2019

¿Cuándo necesita licencia de construcción para realizar mejoras en su PH?


Le hablamos sobre los trámites que debe realizar antes de hacer una remodelación o adecuación de cualquier tipo a su propiedad horizontal.
Las licencias de construcción no son solo necesarias cuando se pretende desarrollar una construcción completa, sino que también son obligatorias para algunos casos de modificaciones, adecuaciones o demoliciones dentro del espacio determinado de la ciudad, la cual está sujeta al Plan de Ordenamiento Territorial. Este es un tema que, al constituirse como persona jurídica, debe ser gestionado directamente desde la administración de la propiedad horizontal
Las licencias de construcción pueden ser solicitadas en la Curaduría Urbana más cercana del lugar, presentando el formulario y los certificados necesarios, como el de existencia y el de representación legal, y los documentos que indiquen las modificaciones, ampliaciones o construcciones que se vayan a desarrollar.
La reglamentación sobre las licencias urbanísticas de construcción se contempla en cuatro documentos específicos, en los cuales se detallan las modalidades, especificaciones, requisitos y proceso de solicitud, estos son el Decreto Único Reglamentario 1077 de 2015, el Decreto 1197 de 2016, la Ley 1796 de 2016, Decreto 1203 de 2017 y la Resolución 0462 de 2017 del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. 
Las modalidades de licencias de construcción que aplican a renovaciones y que se deben tener presentes en la gestión de propiedades son: 
• Ampliación: esta se debe solicitar cuando se pretende incrementar el área construida de la edificación, que incluye la sumatoria de las superficies de los pisos techados, es decir, las azoteas y áreas sin cubrir se excluyen. 
• Adecuación: es la autorización que le permite a una propiedad horizontal cambiar el total o una parte del uso de la edificación, garantizando que la construcción original se mantendrá parcial o totalmente. 
• Modificaciones: cuando se pretende reformar el diseño arquitectónico o estructural del inmueble sin que su área total aumente. 
• Restauración: esta aplica especialmente a las construcciones con valores estéticos, históricos o simbólicos, y se debe solicitar cuando se desean llevar a cabo obras que permitan recuperar o adaptar toda la propiedad o una parte de ella, con el objetivo de conservar ese valor. 
• Reforzamiento estructural: cuando la propiedad requiere una intervención en la estructura para adaptarse a la reglamentación de seguridad sismoresistente vigente en Colombia. 
• Cerramiento: es la autorización necesaria para encerrar de manera permanente un predio de propiedad privada. 
• Demolición: para derribar parcial o totalmente una o varias edificaciones existentes en la propiedad. Esta licencia se debe tramitar con otra modalidad que permita identificar el fin de la demolición.  

¿Cuándo no son necesarias las licencias? 

Si las mejoras contemplan obras de mantenimiento o reparaciones locativas, es decir, las que se implementan para mantener el inmueble en condiciones adecuadas de higiene y decoración sin que estas afecten la estructura, la distribución, las características funcionales  y volumétricas del área. 
Es importante que todas las mejoras que se realicen estén sujetas y cumplan con el reglamento de la propiedad horizontal y las normas aplicables a cada tipo de activo, ya sea residencial, mixto o comercial; considerando que la Ley 0675 de 2001, que regula la propiedad horizontal, indica que “Las reformas de las fachadas y áreas comunes, así como las ampliaciones, dentro de los cánones vigentes, requerirán la autorización de la Junta de Copropietarios... Las reformas internas en los inmuebles privados que no incidan en la estructura y funcionamiento de la Unidad Inmobiliaria Cerrada no requerirán de autorización previa por parte de los órganos Administradores”.     
Cualquiera que sea la remodelación y mejora que desee hacer en su propiedad, OIKOS Dimensión Vertical la podrá gestionar adecuadamente dentro de nuestra administración inmobiliaria, porque contamos con los profesionales idóneos para hacerlo crecer. 
¡Confíe los activos de su inmueble a OIKOS Dimensión Vertical!

martes, 1 de octubre de 2019

Regulación de las imágenes de las cámaras de seguridad dentro de la PH


Le contamos sobre el tema de manejo de imagen y e información dentro de los sistemas de vigilancia por medio de cámaras que se utiliza en las Propiedades Horizontales.
La Ley 1581 de 2012, que regula la protección de datos en Colombia es aplicable para la recolección de imágenes a través de las cámaras de seguridad de una propiedad horizontal, en tanto que en el literal c del artículo 3 de la Ley se define el dato personal como cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 
Es decir, los datos personales son toda información que está referida a aspectos exclusivos y propios de una persona natural o que permite identificar a la persona en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con la misma y con otros datos, situación que no se altera al ser obtenida por un tercero, indistintamente si es de manera lícita o ilícita; por ello, su tratamiento debe estar sometido a las reglas especiales en lo relativo a su captación, administración y divulgación.
Cuando la ley se refiere al tratamiento esto incluye a cualquier operación sobre los datos personales, es decir, desde la recolección, almacenamiento, uso, circulación, hasta la supresión.
En este sentido, todas las imágenes captadas por las cámaras de seguridad en la propiedad horizontal en Colombia encuadran dentro del concepto de dato personal y en consecuencia  están bajo el régimen de  protección de datos. 
Por lo tanto, al ser responsable del tratamiento de datos personales, las PH tienen una serie de obligaciones a su cargo para garantizar la seguridad de la información almacenada. En los casos en los que la implementación de los sistemas de videovigilancia se realiza por medio de un tercero, ese tercero simplemente cumple con la calidad de encargado del tratamiento, pero la copropiedad sigue siendo la responsable del mismo, como indica la Superintendencia de Industria y Comercio en la Guía de protección de datos personales en sistemas de videovigilancia.  
Siendo así, es importante que tenga en cuenta que no por contratar a un tercero para prestar el servicio de videovigilancia, su copropiedad se puede despojar de las responsabilidades del correcto tratamiento de las imágenes. 
Bajo el principio de libertad que rige el tratamiento de datos personales, este debe darse  con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Es por esto que resulta necesario que la administración de conjuntos residenciales, centros comerciales, bodegas, edificios y propiedades mixtas e industriales deben obtener la autorización de los titulares que se encuentran dentro del área de videovigilancia. La cual se puede manifestar por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas. 
Para informar, se recomienda que como son grandes superficies se realice mediante señales o avisos que deben incluir quién es el responsable del tratamiento y los datos de  contacto, el tratamiento que se le darán a los datos y la finalidad, los derechos de los titulares y dónde está publicada la Política de Tratamiento de la Información. 
La finalidad de la recolección de los videos debe ser garantizar la seguridad y la integridad de los residentes, las personas que circulan y los bienes de la copropiedad, por lo tanto, son admisibles en los espacios públicos y las imágenes pueden ser utilizadas en procesos policivos, administrativos o penales a los que haya lugar. 
Como recomendaciones generales, y para evitar sanciones por el incumplimiento de la ley,  la SIC indica que las copropiedades: 
• Consulten las normas que regulan los Sistemas de Videovigilancia (SV) y el Régimen de Protección de Datos Personales. 
• Evalúen el impacto que un SV puede tener respecto a la intimidad y protección de los titulares. 
• Determinar el periodo que permanecerá la información en las bases de datos. 
• Limitar la recolección de la información a lo que resulte necesario para la finalidad. 
• Obtener la autorización y consentimiento del todos los titulares. 
• Implementar medidas de seguridad y confidencialidad de la información.
• Diseñar políticas y protocolos para el tratamiento de datos. 
• Tener en cuenta que el tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes deberá responder a un interés superior de los menores, respetar sus derechos fundamentales y debe estar autorizado por los padres. 
Recuerde que las bases de datos con fines de videovigilancia deben inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos, administrado por la Superintendencia. 
Como puede darse cuenta, la cuestión de los cámaras de seguridad en su propiedad es un tema altamente sensible, por ello, dejarlo en manos de expertos es una de las principales opciones que puede tomar para garantizar el cumplimiento de la Ley. 
En Dimensión Vertical gestionamos la administración de centros comerciales, conjuntos residenciales, propiedades industriales y mixtas con profesionales actualizados con la normatividad vigentes y velando por el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos.  ¡Confíe en nosotros para mantener los activos de su inmueble en crecimiento!   

lunes, 9 de septiembre de 2019

Cómo aumentar la rentabilidad de una propiedad comercial



Para poder aumentar el valor de su propiedad comercial tenga en cuenta estos aspectos que, junto con una adecuada administración, harán que su inmueble genere más ganancias.
Las propiedades comerciales son una de las inversiones más destacadas en el sector inmobiliario gracias a la buena rentabilidad que generan. Esta es una de las razones por las cuales la gran mayoría de expertos en inversión en finca raíz recomiendan adquirir un inmueble comercial, sin embargo, para que esos rendimientos se vean reflejados, la clave está en mantener una impecable administración de la propiedad horizontal, que incluso al ser manejada por los profesionales idóneos puede aumentar la rentabilidad esperada desde un principio. 
Esto se logra mediante una gestión que tenga una visión global en la que los procesos de gestión documental, tesorería y finanzas, gestión humana, de compras y el aspecto jurídico, entre otros, formen para un solo sistema que vele por el crecimiento y la comercialización de los locales comerciales.
Así mismo, es importante estar al tanto de factores externos que pueden afectar su comportamiento, como cambios en la normatividad, nuevas tendencias de comercio o el surgimiento de nuevos modelos de negocio. Todos estos factores en conjunto permiten hacer estimaciones fiables que valorizan los activos con el tiempo. 

Así aumentamos la rentabilidad de su propiedad 

En OIKOS Dimensión Vertical gestionamos su propiedad por usted. Nuestro valor agregado es ofrecerle un servicio de administración inmobiliaria de calidad en cada uno de los procesos, para así proteger y aumentar la ganancia de su propiedad horizontal. De esta forma optimizamos la eficiencia: 
  • Realizamos negociaciones transversales con proveedores exclusivos para lograr una gestión eficiente en ahorro, lo cual se verá reflejado en el presupuesto de la copropiedad. 
  • Nuestro proceso de contratación es exigente y confiable, porque validamos la información de los proveedores en el SARLAFT (Sistema de Administración del Riesgo) para asegurar una correcta vinculación. 
  • Implementamos el SGSST (Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo) con matriz de peligros, matriz ambiental y plan de emergencia. Además, realizamos una visita semestral con el fin de verificar el cumplimiento de las normas del sistema. 
  • Contamos con un área especializada del servicio al cliente para monitorear cualquier petición, queja o reclamo y para garantizar la resolución en el menor tiempo.
  • Somos profesionales con amplia experiencia en las áreas administrativas, contables, financiera, técnica y legislativa, por lo que nos mantenemos actualizados en todos los temas relacionados con el incremento del valor de la propiedad comercial, como de las estrategias del mercado para lograr mayores ingresos. 

Una operación cien por ciento controlada  

La optimización y eficiencia de la propiedad horizontal en Colombia se ve reflejada debido a que llevamos un cronograma anual de todas las actividades de su propiedad en las diferentes áreas. Contamos con un control de la programación y ejecución de los contratos, los mantenimientos, informes, aspectos fiscales y todas las actividades inherentes a la administración. Tras una evaluación detallada, establecemos los planes de acción en cada una de las áreas y tiempos de cumplimiento para garantizar la gestión adecuada a fin de aumentar los rendimientos.    
Garantizamos la maximización de la rentabilidad al proyectar presupuestos detallados por capítulos y subcapítulos, basados en las necesidades reales de su inmueble que permiten ahorros y la optimización de los presupuestos.  

Apueste por un cambio en la gestión de su activo 

Si siente que su propiedad no está reflejando las rentabilidades esperadas, hacer un cambio en la gestión puede ser muy útil. Puede asignar la administración de sus copropiedades a nuevos agentes, operadores y gerentes; lo cual es una estrategia que le traerá nuevos conocimientos, nociones y asesorías sobre cómo gestionar su inmueble. 
En OIKOS Dimensión Vertical tenemos una propuesta integral y con valor agregado para que los cambios en la administración de su inmueble sean rentables, efectivos y la hagan crecer.  Nuestra gestión administrativa, financiera y técnica cuentan con la garantía de póliza de cumplimiento, de pago de salarios y de responsabilidad civil extracontractual. 
Si lo que está buscando es una empresa en la cual depositar su confianza para mantener los activos de su inmueble en crecimiento, OIKOS Dimensión Vertical es la indicada.    

jueves, 5 de septiembre de 2019

Por qué la sostenibilidad beneficia a las propiedades horizontales



Le contamos los motivos que han hecho de la sostenibilidad un factor protagónico dentro del sector inmobiliario, y cómo OIKOS Dimensión Vertical puede administrar su propiedad horizontal para que cumpla con parámetros sostenibles.
Una de las tendencias más fuerte en construcción de edificaciones, ya sean de propiedad horizontal o no, es la sostenibilidad. Esto se debe a la necesidad latente del planeta y a las políticas ambientales que, tanto el gobierno como las empresas privadas, adoptan para proteger el medio ambiente. Por ello, en la actualidad gestionar su activo con políticas de sostenibilidad ambiental no es una ventaja para su empresa sino una necesidad que traerá grandes beneficios, desde financieros hasta sociales. 

¿Cuáles son los beneficios? 

El adecuado uso de los recursos permite la mitigación de los efectos negativos de la actividad edificadora, comercial, empresarial sobre el ambiente y, asimismo, mejora las condiciones de habitabilidad, genera oportunidades de empleo e innovación y permite ahorro en los consumos. 

Lo que debe conocer sobre la Certificación LEED 

A nivel internacional y nacional existen diferentes políticas y certificaciones que promueven las prácticas de sostenibilidad en edificaciones de todo tipo de uso, dentro de ellas se encuentra la Certificación LEED (Leadership in Energy & Environmental Design -Liderazgo en Energía y Diseño Ambiental) a nivel mundial, que es reconocida por ser símbolo de excelencia y el sistema más utilizado para el diseño, construcción, mantenimiento y operación de construcciones sostenibles. 
La certificación que es voluntaria se compone de un conjunto de normas sobre la implementación de estrategias en aspectos como la eficiencia energética, el uso de energías alternativas, el mejoramiento de la calidad ambiental interior, la eficiencia del consumo de agua, el desarrollo sostenible de espacios libres y la selección de materiales. Por lo cual, puede ser solicitada tanto por construcciones nuevas, remodelaciones, edificios existentes, interiores comerciales, estructura y fachada, establecimientos comerciales y propiedad horizontal residencial en Colombia.  
En el país la cantidad de certificaciones LEED ha aumentado durante los últimos años de manera rápida y existen numerosas obras en búsqueda de la certificación por el compromiso ambiental de las empresas, como también por las ventajas que esta ofrece. Dentro de los que destacan el ahorro económico para los empresarios y familias por la optimización de los recursos, la reducción de las emisiones de carbono y la contribución con ambientes saludables para el uso de residentes, visitantes, trabajadores y la comunidad en general. 

¿Qué le ofrece OIKOS Dimensión Vertical en términos de sostenibilidad para su inmueble? 

Desde hace más de 10 años, en el Grupo Empresarial OIKOS hemos venido incorporando el concepto sostenible, en el cual hemos participado en certificaciones de proyectos LEED  para clientes industriales e institucionales. Además, somos miembros activos del Consejo Colombiano de Construcción Sostenible y de la mesa del comité de construcción sostenible que lidera Camacol, porque entendemos que la construcción sostenible no solo debe enfocarse en el uso y operación del inmueble, sino también desde la línea de investigación. 
Por ello, nuestro modelo de administración de proyectos inmobiliarios incluye políticas de sostenibilidad ambiental mediante el adecuado uso de los recursos en todo el ciclo de vida de un proyecto, que independiente de contar con una certificación, sean gestionados con criterios de sostenibilidad para lograr el equilibrio entre los aspectos económicos, sociales y ambientales. 
Así mismo, contamos con certificación de calidad en la norma ISO 14001, que nos certifica con el sello ambiental para los servicios que le ofrecemos a nuestros clientes, por la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental que posibilita el uso eficiente de los recursos naturales y la reducción de los residuos. 
Por todos los beneficios y ventajas que la gestión sostenible tiene para su activo, cuando busque un administrador de propiedad horizontal, elija a OIKOS Dimensión Vertical, porque hemos gestionado más de 600.000m2 a nivel nacional bajo políticas de sostenibilidad, calidad y servicio.         
Esperamos ser generadores y multiplicadores de beneficios para su copropiedad, mediante nuestra gestión. ¡Contáctenos!

lunes, 2 de septiembre de 2019

Obligaciones tributarias de la PH comercial e industrial



Las políticas públicas en cuento a regulación del uso a la propiedad horizontal puede presentar cambios constantes, como empresa dedicada a la finca raíz por 40 años le brindamos la asesoría profesional que requiere para su inversión.


El tratamiento tributario de la propiedad horizontal tiene consideraciones especiales, aunque son establecidas como una persona jurídica de naturaleza civil y sin ánimo de lucro, una PH tiene algunas obligaciones tributarias que se especifican de acuerdo al tipo de propiedad y a las actividades que esta desarrolle. 
El pago de impuestos está regulado por el estatuto tributario con los artículos 19-5 y 462-2, el artículo 1.2.1.5.3.2 del decreto 1625 de 2016 y la Ley 675 de 2001, las cuales deben ser de conocimiento expreso para una adecuada administración de propiedad horizontal y para evitar costosas sanciones futuras.  
¿Qué dice el estatuto tributario?
Cuándo se debe pagar IVARetención en la fuente 


En dos artículos específicos, el estatuto tributario indica la forma y las condiciones por las cuales PHs están sujetas al impuesto de la renta. Por una parte, en el artículo 19-5, indica que “Las personas jurídicas originadas en la constitución de la propiedad horizontal que destinan algún o algunos de sus bienes, o áreas comunes para la explotación comercial o industrial, generando algún tipo de renta, serán contribuyentes del régimen ordinario del impuesto sobre la renta y complementarios y del impuesto de industria y comercio”. 
Esto quiere decir que si su copropiedad es de uso comercial o mixto, es responsable del impuesto a la renta del régimen ordinario, es decir, que se debe declarar y pagar renta como cualquier empresa, como consecuencia del aprovechamiento económico, ya sea comercial o industrial, de las áreas comunes. Mientras que las copropiedades de uso residencial, como menciona el parágrafo, están excluidas de esta obligación, aun cuando exploten comercialmente los espacios comunes. 
¿Cómo se realiza la declaración? La propiedad horizontal solo debe declarar los ingresos generados, los pasivos y activos relacionados con la explotación de las zonas comunes que se debe presentar en los plazos dispuestos por el gobierno para las personas jurídicas, según el artículo 1.2.1.5.3.2 del decreto 1625 de 2016. 
Del mismo modo sucede con el impuesto de industria y comercio, que se debe liquidar sobre  los ingresos percibidos por el beneficio económico, excluyendo los pagos por cuotas ordinarias o extraordinarias. 
En algunos casos, las rentas gravadas, y las no gravadas, son difíciles de diferenciar en cuanto a la claridad de los costos y gastos atribuibles para cada uno, por ello, es necesario que el administrador de la propiedad horizontal y el revisor fiscal tengan claro que se deben separar  en la contabilidad los ingresos por cada concepto, de manera que no haya confusiones al momento de generar la declaración de los impuestos. 
Una PH solo es responsable del impuesto a las ventas (IVA) cuando cobra por la prestación del servicio de parqueadero o estacionamiento en las zonas comunes, de acuerdo con el artículo 462-2 del estatuto tributario. Para este caso, la norma no discrimina en cuanto al tipo de propiedad horizontal, y teniendo en cuenta que la responsabilidad del IVA surge de la actividad que la persona jurídica realiza, las copropiedades de uso residencial, cuando cobran por el uso de parqueaderos comunes, también deben cumplir con la obligación del pago del impuesto a la venta. 
Como persona jurídica, cualquier PH es agente de retención en la fuente, por lo que debe declararla cuando realice pagos y compras sujetos al impuesto, es decir, pagos por servicios, honorarios e ingresos laborales del personal vinculado por contrato, entre otros.   
Durante los 40 años que el Grupo Empresarial OIKOS lleva desarrollando y gestionando propiedades horizontales con profesionalismo, nos hemos mantenido actualizados con las políticas fiscales y contables vigentes que involucran a las distintas copropiedades. Por ello, que somos la opción que debe elegir entre empresas administradoras de propiedad horizontal en Colombia. 
Al confiarnos su inmueble le garantizamos el estricto cumplimiento de las normas, eficiencia financiera y el crecimiento constante de su activo. ¡Contáctenos!