Protección de datos personales en una copropiedad

Conozca por qué la protección de datos personales dentro de la administración de las copropiedades es un aspecto imprescindible para evitar sanciones y multas.

La protección de los datos personales es un asunto que ha tenido mucha relevancia durante los últimos años y que es conveniente que se conozca a profundidad desde la administración de copropiedades, con el fin de garantizar la debida gestión de la información de todas las personas involucradas en ellas. 

La Superintendencia de Industria y Comercio indica que las propiedades horizontales en Colombia, al constituirse como personas jurídicas son responsables del tratamiento de los datos que recolectan, almacenan o usan sobre las personas que ingresan a sus instalaciones. Por lo tanto, están obligadas a cumplir las normas vigentes sobre el tema con sus respectivas disposiciones reglamentarias, es decir, la Ley 1581 de 2012, conocida como Régimen General de Protección de Datos Personales.

Una reglamentación que por ningún motivo se debe pasar por alto 

¿Sabía que hasta mayo del 2019, la delegatura para la Protección de Datos de la Superintendencia impuso 7 sanciones a diferentes propiedades horizontales por no cumplir con los deberes que reglamentan el tratamiento de los datos? Es por ello que debe ser un tema clave para la adecuada gestión de propiedades.  

Dentro de las causales más comunes de las multas por el incumplimiento se destacan la recolección de los datos sin autorización de las personas, en fotos y grabaciones de videovigilancia,  por no contar con los mecanismos adecuados para garantizar la seguridad y confiabilidad de los datos, no tener una política de tratamiento de datos conforme a lo que dispone la ley y no informar a los visitantes de las instalaciones sobre sus derechos y finalidades. 

¿Qué dice la Ley 1581 de 2012? 

Conforme a la Constitución Política, todas las personas tienen el derecho a conocer, actualizar y rectificar toda la información que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de entidades públicas y privadas, y la Ley 1581 de 2012 tiene como propósito reglamentar este derecho. 

En este sentido, las propiedades horizontales tienen la obligación de contar con una política de tratamiento de datos que debe ser documentada, implementada y divulgada para salvaguardar la información personal de los trabajadores, visitantes, residentes y usuarios de las instalaciones. 

La Ley se rige por el principio de libertad que indica que el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Por otra parte, es deber del responsable del tratamiento –en este caso la propiedad horizontal (nunca la entidad que presta servicios de seguridad)– informar al titular la finalidad de la recolección de los datos y los derechos que tiene sobre los mismos, como la información de contacto del responsable. 

Además, los datos que se recolectan mediante sistemas de lector de huellas o escáner de códigos de barras, es decir, datos biométricos, son considerados como datos sensibles, por lo que su trato es prohibido, a excepción de que el titular lo autorice, sea necesario para salvaguardar su integridad o en caso de procesos judiciales. Así como es obligación de la administración informar a las personas que no están obligadas a autorizar el tratamiento de los datos de carácter sensible. 

En cuanto a lo que se refiere a información de niños, niñas y adolescentes, siempre deben prevalecer sus derechos.   

La Ley aplica tanto para el uso de cámaras de seguridad y  bases de datos con información o fotos de los copropietarios, trabajadores y visitantes. Es importante mantener esto claro en tanto que de no hacerlo, la propiedad está en riesgo de incurrir en sanciones pecuniarias impuestas por la Superintendencia. 

El correcto cumplimiento del Régimen General de Protección de Datos Personales está en manos de Dimensión Vertical, como administradores de propiedades horizontales con un equipo multidisciplinario, le garantizamos el cumplimiento de la reglamentación de ley en nuestra gestión para hacer crecer su activo.

Artículo tomado de: Dimensión Vertical - Administración de Propiedad Horizontal

¿Cuándo necesita licencia de construcción para realizar mejoras en su PH?

Le hablamos sobre los trámites que debe realizar antes de hacer una remodelación o adecuación de cualquier tipo a su propiedad horizontal.

Las licencias de construcción no son solo necesarias cuando se pretende desarrollar una construcción completa, sino que también son obligatorias para algunos casos de modificaciones, adecuaciones o demoliciones dentro del espacio determinado de la ciudad, la cual está sujeta al Plan de Ordenamiento Territorial. Este es un tema que, al constituirse como persona jurídica, debe ser gestionado directamente desde la administración de la propiedad horizontal. 

Las licencias de construcción pueden ser solicitadas en la Curaduría Urbana más cercana del lugar, presentando el formulario y los certificados necesarios, como el de existencia y el de representación legal, y los documentos que indiquen las modificaciones, ampliaciones o construcciones que se vayan a desarrollar.

La reglamentación sobre las licencias urbanísticas de construcción se contempla en cuatro documentos específicos, en los cuales se detallan las modalidades, especificaciones, requisitos y proceso de solicitud, estos son el Decreto Único Reglamentario 1077 de 2015, el Decreto 1197 de 2016, la Ley 1796 de 2016, Decreto 1203 de 2017 y la Resolución 0462 de 2017 del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. 

Las modalidades de licencias de construcción que aplican a renovaciones y que se deben tener presentes en la gestión de propiedades son: 

• Ampliación: esta se debe solicitar cuando se pretende incrementar el área construida de la edificación, que incluye la sumatoria de las superficies de los pisos techados, es decir, las azoteas y áreas sin cubrir se excluyen. 

• Adecuación: es la autorización que le permite a una propiedad horizontal cambiar el total o una parte del uso de la edificación, garantizando que la construcción original se mantendrá parcial o totalmente. 

• Modificaciones: cuando se pretende reformar el diseño arquitectónico o estructural del inmueble sin que su área total aumente. 

• Restauración: esta aplica especialmente a las construcciones con valores estéticos, históricos o simbólicos, y se debe solicitar cuando se desean llevar a cabo obras que permitan recuperar o adaptar toda la propiedad o una parte de ella, con el objetivo de conservar ese valor. 

• Reforzamiento estructural: cuando la propiedad requiere una intervención en la estructura para adaptarse a la reglamentación de seguridad sismoresistente vigente en Colombia. 

• Cerramiento: es la autorización necesaria para encerrar de manera permanente un predio de propiedad privada. 

• Demolición: para derribar parcial o totalmente una o varias edificaciones existentes en la propiedad. Esta licencia se debe tramitar con otra modalidad que permita identificar el fin de la demolición.  

¿Cuándo no son necesarias las licencias? 

Si las mejoras contemplan obras de mantenimiento o reparaciones locativas, es decir, las que se implementan para mantener el inmueble en condiciones adecuadas de higiene y decoración sin que estas afecten la estructura, la distribución, las características funcionales  y volumétricas del área. 

Es importante que todas las mejoras que se realicen estén sujetas y cumplan con el reglamento de la propiedad horizontal y las normas aplicables a cada tipo de activo, ya sea residencial, mixto o comercial; considerando que la Ley 0675 de 2001, que regula la propiedad horizontal, indica que “Las reformas de las fachadas y áreas comunes, así como las ampliaciones, dentro de los cánones vigentes, requerirán la autorización de la Junta de Copropietarios... Las reformas internas en los inmuebles privados que no incidan en la estructura y funcionamiento de la Unidad Inmobiliaria Cerrada no requerirán de autorización previa por parte de los órganos Administradores”.     

Cualquiera que sea la remodelación y mejora que desee hacer en su propiedad, OIKOS Dimensión Vertical la podrá gestionar adecuadamente dentro de nuestra administración inmobiliaria, porque contamos con los profesionales idóneos para hacerlo crecer. 

¡Confíe los activos de su inmueble a OIKOS Dimensión Vertical!

Artículo tomado de: Dimensión Vertical - Administración de Propiedad Horizontal

Regulación de las imágenes de las cámaras de seguridad dentro de la PH

Le contamos sobre el tema de manejo de imagen y e información dentro de los sistemas de vigilancia por medio de cámaras que se utiliza en las Propiedades Horizontales.

La Ley 1581 de 2012, que regula la protección de datos en Colombia es aplicable para la recolección de imágenes a través de las cámaras de seguridad de una propiedad horizontal, en tanto que en el literal c del artículo 3 de la Ley se define el dato personal como cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

Es decir, los datos personales son toda información que está referida a aspectos exclusivos y propios de una persona natural o que permite identificar a la persona en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con la misma y con otros datos, situación que no se altera al ser obtenida por un tercero, indistintamente si es de manera lícita o ilícita; por ello, su tratamiento debe estar sometido a las reglas especiales en lo relativo a su captación, administración y divulgación.

Cuando la ley se refiere al tratamiento esto incluye a cualquier operación sobre los datos personales, es decir, desde la recolección, almacenamiento, uso, circulación, hasta la supresión.

En este sentido, todas las imágenes captadas por las cámaras de seguridad en la propiedad horizontal en Colombia encuadran dentro del concepto de dato personal y en consecuencia  están bajo el régimen de  protección de datos. 

Por lo tanto, al ser responsable del tratamiento de datos personales, las PH tienen una serie de obligaciones a su cargo para garantizar la seguridad de la información almacenada. En los casos en los que la implementación de los sistemas de videovigilancia se realiza por medio de un tercero, ese tercero simplemente cumple con la calidad de encargado del tratamiento, pero la copropiedad sigue siendo la responsable del mismo, como indica la Superintendencia de Industria y Comercio en la Guía de protección de datos personales en sistemas de videovigilancia.  

Siendo así, es importante que tenga en cuenta que no por contratar a un tercero para prestar el servicio de videovigilancia, su copropiedad se puede despojar de las responsabilidades del correcto tratamiento de las imágenes. 

Bajo el principio de libertad que rige el tratamiento de datos personales, este debe darse  con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Es por esto que resulta necesario que la administración de conjuntos residenciales, centros comerciales, bodegas, edificios y propiedades mixtas e industriales deben obtener la autorización de los titulares que se encuentran dentro del área de videovigilancia. La cual se puede manifestar por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas. 

Para informar, se recomienda que como son grandes superficies se realice mediante señales o avisos que deben incluir quién es el responsable del tratamiento y los datos de  contacto, el tratamiento que se le darán a los datos y la finalidad, los derechos de los titulares y dónde está publicada la Política de Tratamiento de la Información. 

La finalidad de la recolección de los videos debe ser garantizar la seguridad y la integridad de los residentes, las personas que circulan y los bienes de la copropiedad, por lo tanto, son admisibles en los espacios públicos y las imágenes pueden ser utilizadas en procesos policivos, administrativos o penales a los que haya lugar. 

Como recomendaciones generales, y para evitar sanciones por el incumplimiento de la ley,  la SIC indica que las copropiedades: 

• Consulten las normas que regulan los Sistemas de Videovigilancia (SV) y el Régimen de Protección de Datos Personales. 

• Evalúen el impacto que un SV puede tener respecto a la intimidad y protección de los titulares. 

• Determinar el periodo que permanecerá la información en las bases de datos. 

• Limitar la recolección de la información a lo que resulte necesario para la finalidad. 

• Obtener la autorización y consentimiento del todos los titulares. 

• Implementar medidas de seguridad y confidencialidad de la información.

• Diseñar políticas y protocolos para el tratamiento de datos. 

• Tener en cuenta que el tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes deberá responder a un interés superior de los menores, respetar sus derechos fundamentales y debe estar autorizado por los padres. 

Recuerde que las bases de datos con fines de videovigilancia deben inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos, administrado por la Superintendencia. 

Como puede darse cuenta, la cuestión de los cámaras de seguridad en su propiedad es un tema altamente sensible, por ello, dejarlo en manos de expertos es una de las principales opciones que puede tomar para garantizar el cumplimiento de la Ley. 

En Dimensión Vertical gestionamos la administración de centros comerciales, conjuntos residenciales, propiedades industriales y mixtas con profesionales actualizados con la normatividad vigentes y velando por el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos.  ¡Confíe en nosotros para mantener los activos de su inmueble en crecimiento!   

Artículo tomado de: Dimensión Vertical - Administración de Propiedad Horizontal