Conozca por qué la protección de datos personales dentro de la administración de las copropiedades es un aspecto imprescindible para evitar sanciones y multas.
La protección de los datos personales es un asunto que ha tenido mucha relevancia durante los últimos años y que es conveniente que se conozca a profundidad desde la administración de copropiedades, con el fin de garantizar la debida gestión de la información de todas las personas involucradas en ellas.
La Superintendencia de Industria y Comercio indica que las propiedades horizontales en Colombia, al constituirse como personas jurídicas son responsables del tratamiento de los datos que recolectan, almacenan o usan sobre las personas que ingresan a sus instalaciones. Por lo tanto, están obligadas a cumplir las normas vigentes sobre el tema con sus respectivas disposiciones reglamentarias, es decir, la Ley 1581 de 2012, conocida como Régimen General de Protección de Datos Personales.
Una reglamentación que por ningún motivo se debe pasar por alto
¿Sabía que hasta mayo del 2019, la delegatura para la Protección de Datos de la Superintendencia impuso 7 sanciones a diferentes propiedades horizontales por no cumplir con los deberes que reglamentan el tratamiento de los datos? Es por ello que debe ser un tema clave para la adecuada gestión de propiedades.
Dentro de las causales más comunes de las multas por el incumplimiento se destacan la recolección de los datos sin autorización de las personas, en fotos y grabaciones de videovigilancia, por no contar con los mecanismos adecuados para garantizar la seguridad y confiabilidad de los datos, no tener una política de tratamiento de datos conforme a lo que dispone la ley y no informar a los visitantes de las instalaciones sobre sus derechos y finalidades.
¿Qué dice la Ley 1581 de 2012?
Conforme a la Constitución Política, todas las personas tienen el derecho a conocer, actualizar y rectificar toda la información que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de entidades públicas y privadas, y la Ley 1581 de 2012 tiene como propósito reglamentar este derecho.
En este sentido, las propiedades horizontales tienen la obligación de contar con una política de tratamiento de datos que debe ser documentada, implementada y divulgada para salvaguardar la información personal de los trabajadores, visitantes, residentes y usuarios de las instalaciones.
La Ley se rige por el principio de libertad que indica que el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Por otra parte, es deber del responsable del tratamiento –en este caso la propiedad horizontal (nunca la entidad que presta servicios de seguridad)– informar al titular la finalidad de la recolección de los datos y los derechos que tiene sobre los mismos, como la información de contacto del responsable.
Además, los datos que se recolectan mediante sistemas de lector de huellas o escáner de códigos de barras, es decir, datos biométricos, son considerados como datos sensibles, por lo que su trato es prohibido, a excepción de que el titular lo autorice, sea necesario para salvaguardar su integridad o en caso de procesos judiciales. Así como es obligación de la administración informar a las personas que no están obligadas a autorizar el tratamiento de los datos de carácter sensible.
En cuanto a lo que se refiere a información de niños, niñas y adolescentes, siempre deben prevalecer sus derechos.
La Ley aplica tanto para el uso de cámaras de seguridad y bases de datos con información o fotos de los copropietarios, trabajadores y visitantes. Es importante mantener esto claro en tanto que de no hacerlo, la propiedad está en riesgo de incurrir en sanciones pecuniarias impuestas por la Superintendencia.
El correcto cumplimiento del Régimen General de Protección de Datos Personales está en manos de Dimensión Vertical, como administradores de propiedades horizontales con un equipo multidisciplinario, le garantizamos el cumplimiento de la reglamentación de ley en nuestra gestión para hacer crecer su activo.
Artículo tomado de: Dimensión Vertical - Administración de Propiedad Horizontal
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